LIGNES DIRECTRICES CONCERNANT LA LUTTE CONTRE LE BLANCHIMENT DE CAPITAUX ET LE FINANCEMENT DU TERRORISME

1. INTRODUCTION

L'objectif de ces lignes directrices relatives à la lutte contre le blanchiment d'argent, le financement du terrorisme et les sanctions est de garantir que UAB Trustee Global (la société) dispose de lignes directrices internes pour empêcher l'utilisation de ses activités à des fins de blanchiment d'argent et de financement du terrorisme, ainsi que de lignes directrices internes pour la mise en œuvre des sanctions internationales. Ces lignes directrices ont été adoptées pour garantir que l'entreprise respecte les règles et réglementations définies dans la loi de la République de Lituanie sur la prévention du blanchiment d'argent et du financement du terrorisme (la loi) et dans d'autres législations applicables.

Les présentes lignes directrices font l'objet d'un examen par le conseil d'administration au moins une fois par an. Les propositions de révision et la révision des présentes lignes directrices peuvent être programmées plus fréquemment sur décision du Money Laundering Reporting Officer (MLRO) de la société ou du responsable du contrôle interne.

Toutes les définitions figurant dans ces lignes directrices sont utilisées au sens de la loi de la République de Lituanie sur la prévention du blanchiment d'argent et du financement du terrorisme et d'autres lois applicables.

2.CONTACTEZ-NOUS

    • Nom de l'entreprise : UAB Trustee Global.
    • Pays d'enregistrement : Lituanie.
    • Numéro d'enregistrement : 306099031.
    • Adresse : Vilnius, Eišiškių Sodų 18-oji g. 11.
    • Courriel : [email protected].

3. PRINCIPES DE MISE EN ŒUVRE DES MESURES DE VIGILANCE À L'ÉGARD DE LA CLIENTÈLE

Les mesures de vigilance à l'égard de la clientèle (CDD) sont nécessaires pour vérifier l'identité d'un nouveau client ou d'un client existant, dans le cadre d'un contrôle permanent de la relation d'affaires avec le client, fondé sur le risque. Les mesures de vigilance à l'égard de la clientèle comprennent trois niveaux, dont les mesures de vigilance simplifiées et renforcées, comme indiqué ci-dessous.

3.1. Les grands principes

Les mesures CDD sont prises et exécutées dans la mesure nécessaire compte tenu du profil de risque du client et d'autres circonstances dans les cas suivants :

    • lors de l'établissement de la relation d'affaires et au cours du suivi de la relation d'affaires ;
    • l'exécution ou la médiation de transactions occasionnelles en dehors de la relation d'affaires, lorsque la valeur de la ou des transactions s'élève à 700 euros ou plus (ou à un montant équivalent dans d'autres actifs), est effectuée dans les 24 heures ;
    • lors de la vérification des informations recueillies dans le cadre de l'application des mesures de diligence raisonnable ou, en cas de doute sur la suffisance ou la véracité des documents ou données recueillis précédemment, lors de la mise à jour des données pertinentes ;
    • en cas de soupçon de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme, indépendamment des dérogations, exceptions ou limites prévues par les présentes lignes directrices et la législation applicable.

L'entreprise n'établit pas ou ne maintient pas la relation d'affaires et n'effectue pas la transaction si :

    • l'entreprise n'est pas en mesure de prendre et d'appliquer les mesures CDD requises ;
    • l'entreprise a des soupçons que les services ou les transactions de l'entreprise seront utilisés pour le blanchiment d'argent ou le financement du terrorisme ;
    • le niveau de risque du client ou de la transaction n'est pas conforme à l'appétit pour le risque de la société.

Si l'entreprise reçoit des informations dans des langues étrangères dans le cadre de la mise en œuvre du CDD, elle peut demander à ce que les documents soient traduits dans une autre langue applicable à l'entreprise. L'utilisation de traductions devrait être évitée dans les situations où les documents originaux sont préparés dans une langue applicable à l'entreprise.

La réalisation du CDD est un processus qui commence par la mise en œuvre de mesures de CDD. À l'issue de ce processus, le client se voit attribuer un niveau de risque individuel documenté qui servira de base aux mesures de suivi, et qui fera l'objet d'un suivi et d'une mise à jour si nécessaire.

L'entreprise a appliqué les mesures de diligence raisonnable de manière adéquate si elle a l'intime conviction qu'elle s'est conformée à l'obligation d'appliquer les mesures de diligence raisonnable. Le principe du caractère raisonnable est respecté lors de l'examen de l'intime conviction.

Cela signifie que l'entreprise doit, lors de l'application des mesures de CDD, acquérir la connaissance, la compréhension et l'affirmation qu'elle a recueilli suffisamment d'informations sur le client, les activités du client, l'objet de la relation d'affaires et des transactions effectuées dans le cadre de la relation d'affaires, l'origine des fonds, etc. pour comprendre le client et ses activités (commerciales), en tenant compte du niveau de risque du client, du risque associé à la relation d'affaires et de la nature d'une telle relation. Ce niveau d'affirmation doit permettre d'identifier les transactions compliquées, de grande valeur et inhabituelles, ainsi que les schémas de transactions qui n'ont pas d'objectif économique ou légitime raisonnable ou évident ou qui ne sont pas caractéristiques des spécificités de l'activité en question.

3.2. Application des mesures simplifiées de diligence raisonnable (niveau 1)

Des mesures de diligence simplifiée sont appliquées lorsque le profil de risque du client indique un faible niveau de risque de blanchiment d'argent et de financement du terrorisme.

Lors de l'application des mesures de DTS, la société ne doit obtenir que les données suivantes du client qui est une personne physique :

    • nom(s) et prénom(s) ;
    • le numéro personnel ; ou

dans le cas du client, qui est une personne morale, les données suivantes :

    • le nom ou la raison sociale de l'entreprise ;
    • forme juridique ;
    • le numéro d'enregistrement, s'il a été délivré ;
    • le siège social (adresse) et l'adresse de l'exploitation effective ;
    • le(s) nom(s), prénom(s) et numéro personnel ou date de naissance du représentant du client ; et

veiller à ce que le premier paiement soit effectué sur un compte ouvert auprès d'un établissement de crédit, lorsque cet établissement est enregistré dans l'EEE ou dans un pays tiers qui impose des exigences équivalentes à celles prévues par la législation applicable et qui est contrôlé par les autorités compétentes en ce qui concerne le respect de ces exigences.

Les mesures de DTS ne peuvent être mises en œuvre que lorsque le suivi permanent de la relation d'affaires avec le client est effectué conformément aux lignes directrices et qu'il est possible d'identifier des opérations et des transactions monétaires suspectes.

Les mesures de DTS ne doivent pas être mises en œuvre dans les circonstances où des mesures de diligence raisonnable renforcées (telles que décrites ci-dessous) doivent être mises en œuvre.

Lorsque, dans le cadre de la surveillance continue des relations d'affaires du client, il est établi que le risque de blanchiment d'argent et/ou de financement du terrorisme n'est plus faible, l'entreprise doit appliquer le niveau approprié de mesures de vigilance à l'égard de la clientèle.

3.3. Application des mesures standard de diligence raisonnable (niveau 2)

Les mesures de vigilance standard sont appliquées à tous les clients pour lesquels des mesures de vigilance doivent être appliquées conformément aux lignes directrices. Les mesures de vigilance standard suivantes doivent être appliquées :

    • l'identification du client et la vérification des informations fournies sur la base d'informations obtenues auprès d'une source fiable et indépendante ;
    • l'identification et la vérification d'un représentant du client et de son droit de représentation ;
    • l'identification du bénéficiaire effectif et, aux fins de la vérification de son identité, la prise de mesures permettant à la société de s'assurer qu'elle sait qui est le bénéficiaire effectif et qu'elle comprend la structure de propriété et de contrôle du client ;
    • la compréhension de la relation d'affaires, de la transaction ou de l'opération et, le cas échéant, la collecte d'informations à ce sujet ;
    • recueillir des informations pour savoir si le client est un PPE, un membre de sa famille ou une personne connue pour être un proche ;
    • le suivi de la relation commerciale.

Les mesures de diligence raisonnable spécifiées ci-dessus doivent être appliquées avant d'établir la relation d'affaires ou d'effectuer la transaction. Les instructions précises concernant l'application des mesures de diligence raisonnable standard sont fournies dans les lignes directrices.

 

3.4. Application de mesures de diligence raisonnable renforcées (niveau 3)

Outre les mesures de diligence normale, l'entreprise applique des mesures de diligence renforcée afin de gérer et d'atténuer un risque établi de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme dans le cas où le risque s'avère plus élevé que d'habitude.

L'entreprise applique toujours des mesures de CED, lorsque :

    • le profil de risque du client indique un niveau de risque élevé de blanchiment d'argent ou de financement du terrorisme ;
    • après identification du client ou vérification des informations fournies, il existe des doutes quant à la véracité des données fournies, à l'authenticité des documents ou à l'identification du bénéficiaire effectif ;
    • lorsque des relations de correspondance transfrontalières sont établies avec le client, qui est une institution financière d'un pays tiers ;
    • dans le cas de l'exécution d'une transaction ou d'une relation d'affaires avec le PEP, le membre de la famille du PEP ou une personne connue pour être un proche associé du PEP ;
    • lorsque la transaction ou la relation d'affaires est effectuée avec des personnes physiques résidant ou des personnes morales établies dans des pays tiers à haut risque tels qu'identifiés par la Commission européenne ;
    • le client est originaire d'un tel pays ou territoire ou son lieu de résidence ou son siège ou le siège du prestataire de services de paiement du bénéficiaire se trouve dans un pays ou territoire qui, selon des sources crédibles telles que des évaluations mutuelles, des rapports ou des rapports de suivi publiés, n'a pas mis en place de systèmes efficaces de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme conformes aux recommandations du GAFI.

Avant d'appliquer les mesures de CED, l'employé de la société s'assure que la relation d'affaires ou la transaction présente un risque élevé et qu'un taux de risque élevé peut être attribué à cette relation d'affaires ou à cette transaction. Avant tout, l'employé évalue, avant d'appliquer les mesures de discernement, si les caractéristiques décrites ci-dessus sont présentes et les applique en tant que motifs indépendants (c'est-à-dire que chacun des facteurs identifiés permet l'application des mesures de discernement à l'égard du client).

L'employé doit notifier les mesures d'EDD appliquées dans les deux jours ouvrables suivant le début de l'application des mesures d'EDD en envoyant la notification correspondante au MLRO.

En cas d'application de mesures de CED, la société réévalue le profil de risque du client au plus tard tous les six mois.

 

4. MESURES DE VIGILANCE À L'ÉGARD DE LA CLIENTÈLE

4.1. Identification du client - personne physique

La Société identifie le Client qui est une personne physique et, le cas échéant, son représentant et conserve les données suivantes sur le Client :

    • nom(s) et prénom(s) ;
    • numéro personnel ;
    • la citoyenneté ;
    • photographie ;
    • signature.

Les documents d'identité suivants, en cours de validité et contenant les données précisées ci-dessus, peuvent servir de base à l'identification d'une personne physique :

    • un document d'identité de la République de Lituanie ;
    • un document d'identité d'un État étranger ;
    • un permis de séjour en République de Lituanie ;
    • un permis de conduire délivré dans un État de l'Espace économique européen conformément aux exigences énoncées à l'annexe I de la directive 2006/126/CE du Parlement européen et du Conseil du 20 décembre 2006 relative au permis de conduire (refonte).

Le client, qui est une personne physique, ne peut pas faire appel à un représentant dans le cadre d'une relation d'affaires ou d'une transaction occasionnelle avec la société.

4.2. Identification du client - personne morale

La Société identifie le Client qui est une personne morale et son représentant et conserve les données suivantes sur le Client :

    • le nom ou la raison sociale de l'entreprise ;
    • forme juridique ;
    • le numéro d'enregistrement, s'il a été délivré ;
    • nom(s) et prénom(s), numéro personnel (dans le cas d'un étranger - date de naissance ou, si disponible - numéro personnel ou toute autre séquence unique de symboles accordée à cette personne, destinée à l'identification personnelle) et citoyenneté du (des) directeur(s) ou membre(s) du conseil d'administration ou membre(s) d'un autre organe équivalent, ainsi que leurs pouvoirs pour représenter le client ;
    • un extrait d'enregistrement et sa date de délivrance ;
    • le siège social (adresse) et l'adresse de l'exploitation effective.

Les documents suivants, délivrés par une autorité ou un organisme compétent au plus tôt six mois avant leur utilisation, peuvent être utilisés pour l'identification du client :

    • la carte d'immatriculation du registre concerné ; ou
    • le certificat d'enregistrement du registre concerné ; ou
    • un document équivalent aux documents susmentionnés ou aux documents d'établissement pertinents du client.

La Société vérifie l'exactitude des données du Client spécifiées ci-dessus, en utilisant à cette fin des informations provenant d'une source crédible et indépendante. Lorsque la société a accès au registre des personnes morales, il n'est pas nécessaire d'exiger du client qu'il fournisse les documents susmentionnés.

L'identité de l'entité juridique et le droit de représentation de l'entité juridique peuvent être vérifiés sur la base d'un document spécifié ci-dessus, qui a été authentifié par un notaire ou certifié par un notaire ou officiellement, ou sur la base d'autres informations provenant d'une source crédible et indépendante, y compris les moyens d'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques, en utilisant ainsi au moins deux sources différentes pour la vérification des données dans un tel cas.

4.3. L'identification du bénéficiaire effectif du client

La société doit identifier le bénéficiaire effectif du client et prendre des mesures pour vérifier l'identité du bénéficiaire effectif dans la mesure où cela permet à la société de s'assurer qu'elle sait qui est le bénéficiaire effectif. La société recueille les données suivantes concernant le(s) bénéficiaire(s) effectif(s) du client :

    • nom(s) et prénom(s) ;
    • numéro personnel ;
    • la citoyenneté.

La compagnie demande au client des informations sur le bénéficiaire effectif du client (par exemple, en donnant au client la possibilité de préciser son bénéficiaire effectif lors de la collecte des données le concernant).

La société n'établit pas la relation d'affaires si le client, qui est une personne physique, a un bénéficiaire effectif qui n'est pas la même personne que le client.

L'identification du bénéficiaire effectif d'une entité juridique s'effectue par étapes, l'entité obligée passant à chaque étape suivante si le bénéficiaire effectif de l'entité juridique ne peut être déterminé à l'étape précédente. Les étapes sont les suivantes :

    • est-il possible d'identifier, en ce qui concerne le client qui est une entité juridique ou une personne participant à la transaction, la ou les personnes physiques qui contrôlent effectivement en dernier ressort l'entité juridique ou qui exercent une influence ou un contrôle sur elle de toute autre manière, quel que soit le nombre d'actions, de droits de vote ou de droits de propriété ou sa nature directe ou indirecte ;
    • si le client, qui est une personne morale, ou la personne qui participe à la transaction a une ou plusieurs personnes physiques qui possèdent ou contrôlent la personne morale par le biais d'une participation directe ou indirecte. Les liens familiaux et contractuels doivent également être pris en compte ;
    • qui est la personne physique de la direction générale, qui doit être définie comme le bénéficiaire effectif, en raison de l'exécution des deux étapes précédentes qui n'ont pas permis à l'entité obligée d'identifier le bénéficiaire effectif.

Les documents utilisés pour l'identification de l'entité juridique ou les autres documents soumis n'indiquent pas directement qui est le bénéficiaire effectif de l'entité juridique, les données pertinentes (y compris les données relatives à l'appartenance à un groupe et à la structure de propriété et de gestion du groupe) sont enregistrées sur la base de la déclaration du représentant de l'entité juridique ou du document écrit à la main par le représentant de l'entité juridique.

4.4. Identification de la personne politiquement exposée

La société prend des mesures pour vérifier si le client, le bénéficiaire effectif du client ou le représentant de ce client est une PPE, un membre de sa famille ou un proche, ou si le client est devenu une telle personne.

La Société demandera au client des informations permettant d'identifier si le client est un PPE, un membre de sa famille ou un proche (par exemple, en donnant au client la possibilité de spécifier les informations pertinentes lors de la collecte des données le concernant).

La société vérifie les données reçues du client en interrogeant les bases de données pertinentes ou les bases de données publiques, en interrogeant ou en vérifiant les données sur les sites web des autorités de contrôle ou des institutions compétentes du pays dans lequel le client a son lieu de résidence ou son siège. Le PPE doit être vérifié en outre à l'aide d'un moteur de recherche international (par exemple Google) et du moteur de recherche local du pays d'origine du client, le cas échéant, en saisissant le nom du client en alphabet latin et en alphabet local, ainsi que sa date de naissance.

L'entreprise n'identifie les associés proches et les membres de la famille des PPE que si leur lien avec les PPE est connu du public ou si l'entreprise a des raisons de penser qu'un tel lien existe.

Lorsque le client qui est une PPE n'exerce plus les fonctions publiques importantes qui lui sont confiées, la société prend en compte, au moins dans un délai de 12 mois, les risques qui subsistent en ce qui concerne le client et applique des mesures pertinentes fondées sur la sensibilité au risque, tant qu'il est certain que les risques caractéristiques des PPE n'existent plus dans le cas du client.

4.5. Identification de l'objet et de la nature de la relation d'affaires ou de la transaction

La société doit comprendre l'objet et la nature de l'établissement de la relation d'affaires ou de l'exécution de la transaction. En ce qui concerne les services fournis, la société peut demander au client les informations suivantes afin de comprendre l'objectif et la nature de la relation d'affaires ou de la transaction :

    • si le client utilisera les services de la société pour ses propres besoins ou s'il représentera les intérêts d'une autre personne ;
    • informations de contact ;
    • les informations relatives à l'adresse enregistrée et à l'adresse de résidence effective du client ;
    • le chiffre d'affaires estimé des transactions avec l'entreprise par année civile ;
    • la source estimée des fonds utilisés dans la relation d'affaires ou la transaction ;
    • si la relation d'affaires ou la transaction est liée à l'exercice d'activités économiques ou professionnelles par le client et de quelles activités il s'agit ;
    • des informations sur la source des fonds liés à la relation d'affaires ou à la transaction, si le montant des transactions (y compris le montant prévu) dépasse la limite fixée.

L'entreprise appliquera des mesures supplémentaires et recueillera des informations supplémentaires afin d'identifier l'objet et la nature de la relation d'affaires ou d'une transaction occasionnelle dans les cas suivants :

    • il y a une situation qui se réfère à une valeur élevée ou qui est inhabituelle et/ou
    • lorsque le risque et/ou le profil de risque associé au client et la nature de la relation d'affaires justifient la mise en œuvre d'actions supplémentaires afin de pouvoir assurer ultérieurement un suivi approprié de la relation d'affaires.

Si le client est une personne morale, en plus de ce qui précède, la société identifiera le domaine d'activité du client, où la société comprendra ce que le client traite et a l'intention de traiter dans le cadre de la relation d'affaires et comment cela correspond à l'objectif et à la nature de la relation d'affaires en général et si c'est raisonnable, compréhensible et plausible.

Le domaine d'activité doit correspondre au profil d'expérience du représentant du client (ou des personnes clés) et/ou du bénéficiaire effectif. Ainsi, la société doit déterminer d'où proviennent les capacités, aptitudes, compétences et connaissances (expérience en général) du représentant et/ou du bénéficiaire effectif pour opérer dans ce domaine d'activité, avec ces volumes d'affaires et avec ces principaux partenaires commerciaux.

4.6. Suivi de la relation d'affaires

L'entreprise surveille les relations d'affaires établies lorsque les mesures de diligence raisonnable permanente (DDP) suivantes sont mises en œuvre :

    • veiller à ce que les documents, données ou informations collectés dans le cadre de l'application des mesures de diligence raisonnable soient mis à jour régulièrement et en cas d'événements déclencheurs, c'est-à-dire principalement les données concernant le client, son représentant (y compris le droit de représentation) et le bénéficiaire effectif, ainsi que l'objet et la nature de la relation d'affaires ;
    • un suivi permanent de la relation d'affaires, qui couvre les transactions effectuées dans le cadre de la relation d'affaires afin de s'assurer que les transactions correspondent à la connaissance qu'a la société du client, de ses activités et de son profil de risque ;
    • l'identification de la source et de l'origine des fonds utilisés dans la (les) transaction(s).

La Société vérifie et met à jour régulièrement les documents, données et informations collectés dans le cadre de la mise en œuvre des mesures CDD et met à jour le profil de risque du Client. La régularité des contrôles et des mises à jour doit être basée sur le profil de risque du client et les contrôles doivent avoir lieu au moins une fois par an :

    • une fois par semestre pour les clients à profil de risque élevé ;
    • une fois par an pour les clients présentant un profil de risque moyen ;
    • une fois tous les deux ans pour le client à faible risque.

Les documents, données et informations collectés doivent également être vérifiés si un événement s'est produit qui indique la nécessité de mettre à jour les documents, données et informations collectés.

Dans le cadre du suivi permanent de la relation d'affaires, la société surveille les transactions conclues au cours de la relation d'affaires de manière à pouvoir déterminer si les transactions à conclure correspondent aux informations précédemment connues sur le client (c'est-à-dire ce que le client a déclaré lors de l'établissement de la relation d'affaires ou ce qui a été connu au cours de la relation d'affaires).

L'Entreprise surveille également la Relation d'Affaires pour vérifier les activités du Client ou les faits qui indiquent des activités criminelles, le blanchiment d'argent ou le financement du terrorisme ou dont la relation avec le blanchiment d'argent ou le financement du terrorisme est probable, y compris les transactions compliquées, de grande valeur et inhabituelles et les modèles de transactions qui n'ont pas d'objectif économique ou légitime raisonnable ou évident ou qui ne sont pas caractéristiques des spécificités de l'entreprise en question. Au cours de la relation d'affaires, la société évalue en permanence les changements dans les activités du client et détermine si ces changements peuvent augmenter le niveau de risque associé au client et à la relation d'affaires, entraînant la nécessité d'appliquer des mesures de CED.

Dans le cadre du contrôle permanent de la relation d'affaires, l'entreprise applique les mesures suivantes :

    • c'est-à-dire le suivi des transactions en temps réel ;
    • le suivi, c'est-à-dire l'analyse ultérieure des transactions.

L'objectif du dépistage est d'identifier

    • les transactions suspectes et inhabituelles et les schémas de transaction ;
    • les transactions dépassant les seuils prévus ;
    • les personnes politiquement exposées et les circonstances concernant les sanctions.

Le contrôle des transactions est effectué automatiquement et comprend les mesures suivantes :

    • des seuils établis pour les transactions du client, en fonction du profil de risque du client et de l'estimation du chiffre d'affaires des transactions déclarées par le client ;
    • la notation des portefeuilles de monnaie virtuelle où la monnaie virtuelle sera envoyée conformément à la commande du client ;
    • la notation des portefeuilles de monnaie virtuelle à partir desquels la monnaie virtuelle est reçue.

Si le client demande une transaction qui dépasse le seuil fixé ou une transaction vers un portefeuille de monnaie virtuelle présentant un score de risque élevé (par exemple, des portefeuilles liés à la fraude, à la criminalité, etc.), la transaction est approuvée manuellement par l'employé, qui évalue, avant l'approbation, la nécessité d'appliquer des mesures CDD supplémentaires (par exemple, appliquer des mesures EDD, demander la source et l'origine des fonds ou demander des informations supplémentaires concernant la transaction).

Lors du contrôle des transactions, l'employé évalue les transactions en vue de détecter les activités et les transactions qui

    • s'écarter de ce que l'on est en droit d'attendre sur la base des mesures CDD mises en œuvre, des services fournis, des informations communiquées par le client et d'autres circonstances (par exemple, dépassement du chiffre d'affaires estimé, envoi de monnaie virtuelle à chaque fois vers un nouveau portefeuille de monnaie virtuelle, volume de transactions dépassant la limite) ;
    • sans déroger à la clause précédente, peut être considéré comme faisant partie d'une opération de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme ;
    • peut affecter le score du profil de risque du client.

Dans le cas où le fait susmentionné est détecté, l'employé doit en informer le MLRO et reporter toute transaction du client jusqu'à ce que le MLRO prenne une décision à ce sujet.

En plus de ce qui précède, le MLRO examine régulièrement (au moins une fois par semaine) les transactions de l'entreprise pour s'assurer que

    • les employés de l'entreprise ont correctement exécuté les obligations susmentionnées ;
    • il n'y a pas de transactions ou de schémas de transactions compliqués, de grande valeur et inhabituels, qui n'ont pas d'objectif économique ou légitime raisonnable ou évident, ou qui ne sont pas caractéristiques des spécificités.

La Société identifie la source et l'origine des fonds utilisés dans la (les) transaction(s) si nécessaire. La nécessité d'identifier la source et l'origine des fonds dépend des activités antérieures du client ainsi que d'autres informations connues. L'identification de la source et de l'origine des fonds utilisés dans la transaction est effectuée dans les cas suivants :

    • les transactions dépassent les limites fixées par l'entreprise ;
    • les transactions ne correspondent pas aux informations précédemment connues sur le client ;
    • la société souhaite ou devrait raisonnablement considérer qu'il est nécessaire d'évaluer si les transactions correspondent aux informations précédemment connues sur le client ;
    • l'entreprise soupçonne que les transactions sont le signe d'activités criminelles, de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme, ou que le lien entre les transactions et le blanchiment de capitaux ou le financement du terrorisme est probable, y compris les transactions compliquées, de grande valeur et inhabituelles et les modèles de transactions qui n'ont pas d'objectif économique ou légitime raisonnable ou évident, ou qui ne sont pas caractéristiques des spécificités de l'activité en question.

5. LE REFUS DE LA TRANSACTION OU DE LA RELATION D'AFFAIRES ET LEUR RÉSILIATION

Il est interdit à l'entreprise d'établir une relation d'affaires et la relation d'affaires ou la transaction établie sera résiliée (à moins qu'il ne soit objectivement impossible de le faire) dans les cas suivants :

    • l'entreprise soupçonne un blanchiment d'argent ou un financement du terrorisme ;
    • il est impossible pour la société d'appliquer les mesures CDD, parce que le client ne fournit pas les données pertinentes ou refuse de les fournir, ou parce que les données fournies ne permettent pas de s'assurer que les données collectées sont adéquates ;
    • le client dont le capital est constitué d'actions ou d'autres titres au porteur souhaite établir la relation d'affaires ;
    • le client, qui est une personne physique derrière laquelle se trouve une autre personne réellement bénéficiaire, souhaite établir la relation d'affaires (soupçon d'utilisation d'une personne agissant en tant que façade) ;
    • le profil de risque du client ne correspond plus à l'appétit pour le risque de la société (c'est-à-dire que le niveau du profil de risque du client est "interdit").

En cas de résiliation de la relation d'affaires conformément au présent chapitre, la Société transfère les actifs du Client dans un délai raisonnable, mais de préférence au plus tard dans les 10 (dix) jours ouvrables suivant la résiliation et dans leur ensemble, sur un compte ouvert dans un établissement de crédit enregistré ou ayant son siège dans un État contractant de l'Espace économique européen ou dans un pays où sont appliquées des exigences équivalentes à celles établies dans les directives pertinentes du Parlement européen et du Conseil. Dans des cas exceptionnels, les actifs peuvent être transférés sur un compte autre que celui du client ou émis en espèces. Quel que soit le destinataire des fonds, l'information minimale donnée en anglais dans les détails de paiement du transfert des actifs du client est que le transfert est lié à la cessation extraordinaire de la relation avec le client.

5.1. Clients non acceptables

La liste suivante prédéfinit le type de clients qui ne sont pas acceptables pour l'établissement d'une relation d'affaires ou l'exécution d'une transaction occasionnelle avec la Société :

    • Les clients qui omettent ou refusent de fournir les données et informations demandées pour la vérification de leur identité, sans justification adéquate ;
    • Banques de coquillages ;
    • Les clients provenant de juridictions interdites par les politiques internes de l'entreprise ou par des sanctions internationales ;
    • Les clients qui ont été identifiés comme des personnes soumises à la loi sur les sanctions internationales ;
    • Les clients qui ont été identifiés comme des personnes soumises aux sanctions de l'ONU, aux sanctions de l'UE, aux sanctions administrées par l'Office of Financial Sanctions Implementation, aux sanctions administrées par l'Office of Foreign Assets Control ;
    • l'entreprise soupçonne un blanchiment d'argent ou un financement du terrorisme ;
    • toute autre personne que l'entreprise considère comme risquée pour ses activités ou suspecte du point de vue du blanchiment d'argent et du financement du terrorisme.

La société n'acceptera pas comme clients des personnes ou des ayants droit d'Afghanistan, de Barbade, du Belarus, du Burkina Faso, de Birmanie (Myanmar), du Cambodge, des îles Caïmans, de Crimée (région d'Ukraine), de la République populaire démocratique de Corée, de Donetsk (région d'Ukraine), d'Haïti, d'Iran, de Jamaïque, de Jordanie, de Louhansk (région d'Ukraine), de Russie, du Sénégal et du Sud-Soudan, Haití, Iran, Jamaïque, Jordanie, Louhansk (région d'Ukraine), Mali, Maroc, Nicaragua, Pakistan, Panama, Philippines, République populaire de Chine, Russie, Sénégal, Sud-Soudan, Syrie, Trinité-et-Tobago, Ouganda, Vanuatu, Yémen, Zimbabwe.

Les personnes ou entités provenant de juridictions où une licence ou un permis particulier est requis ne seront pas acceptées comme clients si la société n'a pas reçu un tel permis ou une telle licence.

6. MISE EN ŒUVRE DES SANCTIONS

Dès l'entrée en vigueur, la modification ou la levée des sanctions, la Société vérifie si le Client, son Bénéficiaire effectif ou une personne qui envisage d'avoir une Relation d'affaires ou une transaction avec lui fait l'objet de sanctions. Si l'Entreprise identifie une personne faisant l'objet de sanctions ou si la transaction envisagée ou effectuée par cette personne est en violation des sanctions, l'Entreprise appliquera les sanctions et en informera le FCIS dans les 3 heures.

 

6.1. Procédure d'identification de la personne faisant l'objet de sanctions et d'une transaction violant les sanctions

La société utilise au moins les sources (bases de données) suivantes pour vérifier la relation du client avec les sanctions :

Outre les sources susmentionnées, l'entreprise peut utiliser d'autres sources sur décision de l'employé qui applique les mesures de CDD.

Pour vérifier que les noms des personnes résultant de l'enquête sont les mêmes que les personnes énumérées dans une notification contenant une ou des sanctions, on utilise leurs données personnelles, dont les principales caractéristiques sont, pour une personne morale, son nom ou sa marque, son code de registre ou sa date d'enregistrement, et pour une personne physique, son nom et son identification personnelle ou sa date de naissance.

Afin d'établir l'identité des personnes spécifiées dans l'acte juridique ou l'avis pertinent et celles identifiées à la suite de l'interrogation des bases de données, l'entreprise doit analyser les noms des personnes trouvées à la suite de l'interrogation en fonction de l'effet possible des facteurs de distorsion des données à caractère personnel (par exemple, transcription de noms étrangers, ordre différent des mots, substitution de signes diacritiques ou de lettres doubles, etc.)

La société effectue les vérifications susmentionnées de manière continue dans le cadre d'une relation d'affaires établie. La fréquence des vérifications en cours dépend du profil de risque du client :

    • une fois par semaine pour le client à haut risque ;
    • une fois par mois pour le client à risque moyen ;
    • une fois par trimestre pour le client à faible risque.

Si l'employé a des doutes sur le fait qu'une personne fait l'objet de sanctions, il en informe immédiatement le MLRO ou le membre du conseil d'administration. Dans ce cas, le MLRO ou le membre du conseil d'administration décide soit de demander ou d'obtenir des données supplémentaires de la personne, soit d'informer immédiatement le FCIS de ses soupçons.

L'entreprise doit en premier lieu acquérir par elle-même des informations supplémentaires sur la personne qui entretient une relation d'affaires ou effectue une transaction avec elle, ainsi que sur la personne qui a l'intention d'établir une relation d'affaires, d'effectuer une transaction ou un acte avec elle, en privilégiant les informations provenant d'une source crédible et indépendante. Si, pour une raison quelconque, ces informations ne sont pas disponibles, l'entreprise demande à la personne qui est en relation d'affaires ou qui effectue une transaction ou un acte avec elle, ainsi qu'à la personne qui a l'intention d'établir une relation d'affaires, d'effectuer une transaction ou un acte avec elle, si les informations proviennent d'une source crédible et indépendante, et elle évalue la réponse.

6.2. Mesures à prendre en cas d'identification d'une personne faisant l'objet de sanctions ou d'une transaction violant les sanctions

Si l'employé de l'entreprise apprend que le client qui entretient une relation d'affaires ou effectue une transaction avec l'entreprise, ainsi qu'une personne ayant l'intention d'établir une relation d'affaires ou d'effectuer une transaction avec l'entreprise, fait l'objet de sanctions, il doit immédiatement informer le MLRO ou le membre du conseil d'administration de l'identification de la personne faisant l'objet de sanctions, des doutes qu'elle suscite et des mesures prises.

Le MLRO ou le membre du conseil d'administration refuse de conclure une transaction ou une procédure, prend les mesures prévues dans l'acte relatif à l'imposition ou à la mise en œuvre des sanctions et informe immédiatement le FCIS de ses doutes et des mesures prises.

Lors de l'identification de la personne faisant l'objet des sanctions, il est nécessaire d'identifier les mesures prises pour sanctionner cette personne. Ces mesures sont décrites dans l'acte juridique mettant en œuvre les sanctions, il est donc nécessaire d'identifier la sanction exacte qui est mise en œuvre à l'encontre de la personne afin de garantir l'application légale et correcte des mesures.

En cas de doute ou de préoccupation, veuillez nous contacter à l'adresse suivante : [email protected]